Dobře připravená firemní akce může skutečně ovlivnit tým – takové akce mohou posilovat motivaci, zlepšovat komunikaci a budovat vazby, které se později projeví v každodenní práci. Je to také způsob, jak oslavit úspěchy nebo jubileum firmy v profesionální a zároveň příznivé atmosféře pro oslavu. Aby však setkání přineslo očekávané výsledky, nemůže být dílem náhody. Je třeba plán – od stanovení cíle a charakteru události až po výběr místa a atrakcí. Poradíme, jak zorganizovat firemní akci krok za krokem.
Krok 1: Určete cíl firemní akce
Každá firemní událost začíná odpovědí na otázku: proč ji organizujeme? Přesné vymezení cíle umožňuje dát setkání správnou formu, vybrat program a zvolit místo, které odpovídá charakteru události. Cílem firemní akce může být:
- integrace a budování vztahů – pokud chcete posílit vazby v týmu, nejlépe fungují aktivity, které zapojují účastníky a podporují spolupráci. Terénní hry, společné sportovní výzvy nebo kreativní workshopy usnadňují překonávání bariér a budují důvěru. Taková setkání jsou obzvláště užitečná ve firmách, které rostou a zaměstnávají nové pracovníky, nebo v rozptýlených týmech, kde každodenní komunikace bývá omezená;
- školení a rozvoj – pokud má událost plnit vzdělávací funkci, je potřeba odborný program: prezentace, workshopy, sezení s experty. Nezbytné je technické zázemí – dobře vybavená konferenční místnost, vhodné ozvučení nebo možnost práce v menších skupinách. Po školící části je však vhodné naplánovat méně formální prvek, který účastníkům umožní pohovor a výměnu zkušeností;
- jubileum nebo oslava úspěchu – výročí firmy, důležitá smlouva nebo shrnutí roku jsou výborným důvodem pro slavnostní setkání. V tomto případě funguje elegantní rámec: banket, projevy vedení, předávání ocenění nebo příprava uměleckých atrakcí. Takové události zdůrazňují prestiž firmy a budují její obraz navenek;
- oceňování zaměstnanců a společná relaxace – akce může být formou poděkování za každodenní úsilí. V tomto případě je v popředí atmosféra: přátelské místo, chutné občerstvení, hudba a prostor k rozhovorům v neformálním prostředí. Dobře zvolené atrakce dále posilují pocit, že zaměstnavatel pečuje o pohodlí svého týmu.
Krok 2: Určete charakter vaší události
Cíl akce vytyčuje směr, ale charakter dává tón celému setkání. Jinak naplánujete volnou integraci v přírodě, jinak elegantní banket nebo školení. Už v této fázi je vhodné určit, zda má mít událost neformální, formální nebo smíšený styl. Nejčastěji pořádané druhy firemních akcí jsou:
- integrační akce – podporují bližší poznání zaměstnanců a budování vztahů. Nejlépe fungují aktivity vyžadující spolupráci: terénní hry, sportovní soutěže, kulinářské workshopy nebo tematické večery. Důležité je, aby byla atmosféra uvolněná, podporující otevřenost a přirozené rozhovory;
- firemní banket – ideální na jubilea, roční shrnutí nebo slavnostní předávání ocenění. Událost tohoto typu vyžaduje elegantní rámec: vhodně připravenou místnost, propracované menu a prostor pro projevy. Často ji doprovází živá hudba, umělecký program nebo vystoupení moderátora, který celé dění propojí do formální, ale příjemné jednoty;
- školení s společenskou částí – spojuje profesní rozvoj s integrací. Během dne se účastníci zúčastní workshopů, přednášek nebo prezentací, večer se setkávají v méně formálním prostředí – s hudbou, dobrým jídlem a rozhovory. Tento model se osvědčuje zejména tehdy, když jde současně o předání znalostí i posílení vztahů v týmu.
Firmy stále častěji volí také kombinované formáty, které odpovídají na několik potřeb najednou. Školení zakončené společnou večeří, konference zakončená banketem nebo workshopy spojené s outdoorovými atrakcemi – taková spojení zpestřují událost a zároveň zvyšují její efektivitu. Díky tomu účastníci odcházejí s pocitem, že získali znalosti a zároveň strávili příjemný čas v kolektivu spolupracovníků.
Krok 3: Naplánujte rozpočet, který můžete na akci vyčlenit
Správně naplánovaný rozpočet umožňuje vyhnout se nepříjemným překvapením a dává jasno, jaké nápady lze realizovat. Na začátku je třeba stanovit maximální částku, kterou firma může vyhradit na organizaci události. To je výchozí bod, který vymezuje rámec dalších kroků.
Dále následuje detailní rozpis všech výdajů. V rozpočtu by měly být zahrnuty položky jako: pronájem sálu, catering, hudební doprovod, dekorace, doplňkové atrakce nebo doprava účastníků. Tímto způsobem se snadněji udrží kontrola nad výdaji a je jistota, že žádný prvek nebyl opomenut.
Je také třeba myslet na rezervu pro nepředvídané situace. Může se stát, že počet hostů bude větší, než se původně plánovalo, nebo bude nutné pronajmout dodatečné technické vybavení. Rezervní finanční prostředky umožňují reagovat bez spěchu a stresu, a celá akce proběhne plynule a podle plánu.
Krok 4: Vyberte termín a místo konání firemní akce
Termín firemní akce je třeba stanovit s dostatečným předstihem, aby si každý účastník mohl rezervovat čas v kalendáři. To také přináší větší volnost ve výběru zařízení a umožňuje využít nejlepší nabídky. Krátká doba na přípravu často znamená nutnost kompromisů – jak v otázce lokalizace, tak programu události.
Stejně důležitý je výběr místa. To do značné míry určuje charakter setkání a ovlivňuje atmosféru, kterou si účastníci zapamatují. Kritéria, která je vhodné zvážit, zahrnují mimo jiné:
- přizpůsobení prostoru charakteru a cíli akce – elegantní banketový sál na jubileum nebo zařízení s rekreačním zázemím a outdoorovými atrakcemi pro integraci;
- pohodlná lokalizace – která usnadní dopravu všem účastníkům a umožní bezproblémovou organizaci dopravy;
- vhodná infrastruktura – technické zázemí, obsluha, možnost využití noclehů nebo doplňkových atrakcí ve volném čase.
Hotel Lambert Medical SPA v Ustroniu Morskim je příkladem místa vhodného pro pořádání různých typů obchodních akcí – od integračních setkání v uvolněné atmosféře, přes elegantní bankety až po konference u moře. Objekt se nachází přímo u pláže, jen pár kroků od pobřeží Baltského moře, což dává událostem výjimečný rámec.
K dispozici organizátorům jsou profesionálně vybavené konferenční sály, elegantní restaurace a klub s tanečním parketem, navíc je k dispozici možnost využití SPA zóny, vyhlídkové terasy či integračních aktivit pod širým nebem. Díky takové rozmanitosti můžete akci přizpůsobit cíli a charakteru a účastníci získávají komfort, který často schází v běžných kancelářských prostorách.
Krok 5: Vytvořte program a eventové atrakce
I to nejlepší místo a termín nezaručí úspěch události, pokud nebude dobře promyšlený program. Právě ten činí akci zajímavou a zapojující. Harmonogram by měl odpovídat cíli setkání, proto vyžaduje pečlivé plánování – jiné prvky se objeví v plánu integrace, jiné při slavnostním banketu nebo školení. Důležité je, aby vše bylo konzistentní, ponechávalo prostor pro volné rozhovory, ale také nabízelo účastníkům něco výjimečného.
Příklad prvků, které lze zahrnout do programu:
- integrační aktivity a hry – týmové hry, soutěže nebo workshopy,
- hudební a taneční doprovod – od DJ až po živá vystoupení,
- tematické hlavní motivy – dávají akci charakter a odlišují ji od ostatních,
- catering přizpůsobený formě události – lehký bufet během školení nebo slavnostní podávaná večeře během banketu.
V hotelu Lambert Medical SPA můžete program rozšířit o řadu atrakcí dostupných na místě i v okolí. Večer v atmosférickém klubu s profesionálním hudebním doprovodem, banket v elegantní restauraci nebo setkání na vyhlídkové terase jsou jen částí možností. Hosté se mohou také zúčastnit tematických večerů, barmanských a sommelierských show či integračních her pod otevřeným nebem. Přímořská lokalizace nabízí další možnosti trávení času – od cyklovýletů a nordic walking až po plavby lodí a výpravy na lov tresky.
Krok 6: Pečujte o komunikaci s účastníky akce
Komunikaci s účastníky firemní akce je třeba plánovat stejně pečlivě jako samotnou událost. Především je potřeba předem předat všechny důležité informace – termín události, plánovaný program a pravidla účasti. Díky tomu si každý může rezervovat čas v kalendáři a připravit se na setkání.
Dobrým řešením jsou také připomínky a doplňkové materiály. Podle charakteru akce to může být krátká informace o dress code, plán příjezdu s označeným parkovištěm nebo popis atrakcí čekajících na účastníky. Takové sdělení usnadňují organizaci a také budují atmosféru očekávání a působí tak, že se zaměstnanci cítí být součástí události ještě před jejím začátkem.
Krok 7: Věnujte pozornost logistice celé akce
V případě událostí pořádaných na místě, v sídle firmy, restauraci či jiném zařízení je hlavním úkolem zajistit obsluhu a catering. Je třeba dbát, aby jídlo bylo podáváno včas a obsluha rychle reagovala na potřeby účastníků. Také je vhodné myslet na správnou aranžaci prostoru, která usnadní jak oficiální část, tak volnou integraci.
Jiná je situace u zájezdových akcí. Klíčové jsou otázky dopravy a ubytování. Je třeba zajistit pohodlnou dopravu pro celou skupinu a organizovat ubytování, které poskytne účastníkům komfortní odpočinek. Důležité je také naplánovat jídla a atrakce tak, aby vše harmonicky zapadalo.
Nezapomeňte na zpětnou vazbu po firemní události!
Poslední fází organizace úspěšné firemní akce je shrnutí jejích výsledků. Samotná událost může skončit, ale zkušenosti účastníků se stávají cenným zdrojem poznatků do budoucna. Proto stojí za to požádat zaměstnance o jejich názory – nejlépe ihned po akci, kdy jsou vzpomínky ještě čerstvé. Nejsnazší metodou je krátký dotazník, ale dobře fungují také rozhovory v menších skupinách nebo individuální setkání.
Shromážděné informace pomáhají zhodnotit, které části programu byly úspěšné a které je třeba zlepšit. Může se ukázat, že zvláště oceněny byly integrační aktivity, a oficiální část byla příliš rozvinutá, nebo naopak – zaměstnanci by uvítali více odborného obsahu. Takové závěry tvoří základnu znalostí, díky které je organizace dalších akcí snazší a lépe přizpůsobená potřebám týmu.
Jak zorganizovat firemní akci? Využijte podporu!
Firemní akce může být jak výbornou příležitostí pro integraci, tak elegantní, nezapomenutelnou událostí zdůrazňující prestiž firmy. Její úspěch závisí na jasném cíli, dobře naplánovaném programu a precizní logistice. Když všechny prvky spolu souzní, setkání je něčím víc než jen chvílí zábavy – je investicí do vztahů, motivace a image organizace.
Právě proto je vhodné vybírat místa, která usnadňují organizaci a dávají jistotu, že každý detail bude dohlédnut. V hotelu Lambert Medical SPA v Ustroniu Morskim nabízíme konferenční a banketové sály v přímořském prostředí, stejně jako podporu koordinátora, který sundá z vašich ramen povinnosti spojené s organizací akce – pomůže naplánovat průběh události a bude dohlížet na její realizaci.
Poskytujeme také komfortní ubytovací zázemí, přístup do SPA a wellness zóny a bohatý výběr doplňkových atrakcí, které činí obchodní setkání a firemní integrační akce zde výjimečnými. Je to kombinace profesionální organizace a atmosféry, kterou je těžké najít jinde.
